Departamentul Studii (denumirea structurii a fost schimbată din Secția Studii, în conformitate cu Hotărârea Senatului USEFS, proces verbal nr.7 din 21.03.2013) a fost fondat ca o subdiviziune instituțională odată cu fondarea Institutului Național de Educație Fizică și Sport (în anul 1991) și activează în baza Statutului Universității de Stat de Educație Fizică și Sport, a documentelor normative ce reglementează procesul de învățământ din Republica Moldova, a ordinelor rectorului.
Obiectivele de bază ale Departamentului Studii sunt:
- evidența, organizarea și asigurarea procesului de învățământ;
- organizarea și asigurarea tehnico-materială și didactică a procesului de învățământ;
- formarea și evidența contingentului de studenți.
Directorul Departamentului Studii este numit (eliberat) în (din) funcție de către rector la recomandarea prorectorului pentru activitate didactică. Angajații Departamentului sunt numiți (eliberați) în (din) post de către prorectorul pentru activitatea didactică.
Obligațiile și competența angajaților Departamentului sunt determinate și aprobate de prorectorul pentru activitatea didactică, în funcție de necesitățile de organizare, eficiența procesului instructiv-educativ și asigurarea evidenței contingentului.
Activitățile pe care le desfășoară Departamentul sunt :
I. Organizarea și asigurarea procesului de învătământ:
- pregătește materiale instructive, regulamente, proiecte de ordine privind organizarea și realizarea procesului de instruire, precum și proiecte de dezvoltare a sistemului învățământului universitar;
- promovează și stimulează implementarea noilor forme și tehnologii de evaluare a cunoștințelor;
- participă la formarea statelor de funcții;
- este responsabil de organizarea și asigurarea cu documentația respectivă a examenelor de licență, de masterat; de conferirea calificării respective, de completarea și înmânarea diplomelor absolvenților universității;
- analizează, de comun acord cu prorectorul pentru activitatea didactică, dările de seamă ale decanilor facultăților și ale președinților comisiilor pentru examenul de licență, elaborând propuneri și măsuri concrete pentru perfecționarea procesului de instruire;
- asigură securitatea documentației comisiilor de licență;
- este responsabil pentru asigurarea catedrelor și a facultăților cu formulare, registre, fișe, liste de examinare, diplome, carnete de student, precum și pentru perfectarea și păstrarea actelor;
- poartă raspundere de organizarea sesiunilor ordinare și a controlului asupra formelor și a modalităților de evaluare; verifică și analizează rezultatele sesiunilor de examinare, modalitățile de evaluare a studenților;
- studiază și elaborează propuneri privind perfecționarea activității educative cu studenții, dezvoltarea autogestiunii universitare;
- coordonează și apreciază, în comun cu decanatele, eficiența activității șefilor de grupe privind realizarea măsurilor instructiv-educative în grupele academice;
- examinează starea de lucruri și respectarea regulamentului de conduită a studenților în blocurile de studii și în cămine;
- participă la întocmirea raportului anual al activității universității.
II. Controlul calității și al eficienței procesului de învătământ:
- organizează și participă, de comun acord cu decanii facultăților, controlul calității procesului de studii;
- este responsabil de asigurarea metodică și tehnică a procesului de învățământ;
- contribuie la implementarea și utilizarea noilor tehnologii didactice în procesul de studii;
- analizează și evaluează eficacitatea procesului instructiv-educativ;
- monitorizează elaborarea planurilor de învățământ;
- este responsabil de întocmirea la timp a rapoartelor statistice, a informațiilor și a materialelor solicitate de instanțele ierarhic superioare;
- efectuează controlul privind perfectarea documentației decanatelor (registre, fișe personale, carnete de note și de student etc.);
- pregătește propuneri cu privire la componența comisiilor pentru examenul de licență; elaborează graficul și orarul examenului de licență;
- face propuneri rectorului pentru luarea măsurilor administrative în caz de încălcare a disciplinei de catre cadrele didactice și de către studenți.
III. Evidența și mobilitatea contingentului de studenți
In comun cu decanii facultăților:
- supraveghează și dirijează admiterea, organizează diverse activități de orientare profesională în rândurile tineretului;
- elaborează regulamente și instrucțiuni privind organizarea admiterii la universitate;
- asigură publicitatea în perioada admiterii (editarea materialelor metodice și a îndrumarelor, difuzarea informatiei la Radio si TV etc.);
- organizează studierea și realizarea prevederilor actelor normative privind regulamentul de admitere;
- analizează și pregătește ordinele de înmatriculare, de promovare și de admitere la examenul de licență și de acordare a calificării; analizează și organizează transferul, restabilirea, exmatricularea, acordarea concediului academic, stimularea sau sancționarea studenților.
Activitatea directorului departamentului este axată pe următoarele direcții:
- organizarea, de comun acord cu rectorul pentru activitatea didactică, a procesului de instruire în universitate;
- procesarea dinamicii contingentului de studenti: înmatriculare, exmatriculare, transfer, concediu academic etc.;
- organizarea procesului de evaluare a rezultatelor învățării prin sesiuni ordinare și suplimentare;
- analiza dinamicii îndeplinirii planurilor și programelor de învățământ de către profesorii angajați în universitate, precum și supravegherea modului de repartizare, evidență și controlul îndeplinirii sarcinilor didactice;
- admiterea la susținerea examenului de licență, conferirea calificării și înmânarea diplomelor de licență, de studii superioare universitare împreună cu suplimentul la diplomă, conform prevederilor Procesului de la Bologna;
- examinarea și verificarea aplicării actelor normative emise de MECC si de organele de conducere ale USEFS. cu privire la realizarea procesului didactic;
- supravegherea întocmirii și îndeplinirii orarului examenelor în sesiunile ordinare și suplimentare.
Sectorul Statistică al Departamentului desfășoară următoarele activități:
- asigură evidența contingentului de studenți;
- perfectează informațiile lunare, trimestriale și anuale;
- coordonează listele studenților cu decanatele;
- supraveghează promovarea studenților de la an la an, ordinele de admitere la examenul de licență și de conferire a calificării și eliberarea diplomelor de absolvire;
- supraveghează și completează baza de date, care asigură obținerea oricarei informații despre studenți.
Sectorul de evidență a situației academice și eliberare a actelor de studii îndeplinește următoarele obligațiuni:
- asigură eliberarea borderorurilor la sesiunile ordinare și suplimentare, precum și prelucrarea computerizată a situației academice;
- verifică realizarea orelor de către cadrele didactice;
- verifică realizarea orelor academice în conformitate cu orarul universitar;
- monitorizează, în comun cu decanatele, desfășurarea stagiilor de practică ale studenților ciclului I (Licență) și ciclului II (Master);
- supraveghează procesul de calcul și repartizare a orelor la catedre;
- este responsabil de pregătirea documentației pentru examenul de licenta și supravegherea indeplinirii acesteia la facultați;
- gestionează eliberarea actelor de studii (diplome de licentă, de master, certificate de formare profesională continuă, a carnete de note și de student, certificate academice ș.a.);
- este responsabil de eliberarea duplicatelor actelor de studii (în baza certificatului de arhivă, a registrului și anunțului în Monitorul Oficial);
-este responsabil de monitorizarea orarului activității didactice și al sesiunilor de examinare;
- verifică contingentul studenților și perfectează dările de seamă periodice.