Prezentare
Senat
Cercetare
Management al Calitatii
Facultăţi
Catedre
Educaţie & Sport
Centrul de ghidare
Relaţii Internaţionale
Un. Dunărea de Jos din Galaţi
Un. „Alexandru Ioan Cuza” din Iaşi
Alte Structuri
CANCELARIA
Şef de secţie: Tamara Manuil
Tel.: (+373) 022 49 78 16
E-mail: cancelariausefs@mail.ru


Cancelaria este o subdiviziune a USEFS subordonată direct conducerii, şi care are atribuţii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrărilor specifice muncii de secretariat.
Principalele funcţii care revin cancelariei sunt: prelucrarea informaţilor, documentarea; funcţiile de reprezentare, de filtru şi legătură pentru solicitări de contacte cu administraţia, de asistare directă a managementului.
Personalul cancelariei realizează un complex amplu de activităţi:
- executarea lucrărilor de registratură generală: sortarea, înregistrarea, datarea, distribuirea corespondenţei;
- lucrări de corespondenţă primită şi emisă de administraţie; lecturarea corespondenţei primite (cu excepţia celei confidenţiale, nominalizate), prezentarea acesteia conducerii;
- înregistrarea, repartizarea şi urmărirea rezolvării, în termenele indicate, a corespondenţei primite, întocmirea unor răspunsuri pe baza documentării prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat; pregătirea şi expedierea corespondenţei prin organizarea muncii curierului sau transmiterea acesteia pe alte canale (fax, poştă electronică etc.);
- aranjarea în bibliorafturi sau în mape a corespondenţei de intrare/ieşire, împreună cu documentele de răspuns şi cu anexele lor;
- clasarea documentelor, organizarea şi asigurarea unei bune funcţionări a arhivei subdiviziunii;
- multiplicarea materialelor: dactilografierea, transcrierea, stenografierea şi procesarea textelor;
- organizarea sistemului informaţional: primirea, prelucrarea şi transmiterea informaţiilor; difuzarea în cadrul universităţii a deciziilor şi instrucţiunilor cu caracter de circulară.
Obiectivul general al subdiviziunii este sporirea calităţii, productivităţii şi flexibilităţii muncii de secretariat prin automatizarea activităţilor referitoare la introducerea, prelucrarea, memorarea şi extragerea informaţiilor.
Colectivul cancelariei asigură, de asemenea, întocmirea corectă, stilizarea şi redactarea informaţiilor prelucrate, ţine evidenţa delegaţiilor şi deplasărilor angajaţilor universităţii şi a evenimentelor profesionale.
O atenţie sporită se acordă sarcinilor şi indicaţiilor prevăzute în actele înregistrate, integrităţii, securităţii şi confidenţialităţii documentelor, informaţiilor sau altor date utilizate în desfăşurarea activităţii USEFS.
În cadrul cancelariei activează următoarele persoane:
Manuil Tamara, şefa cancelariei;
Hristoforova Natalia, şefa biroului de dactilografiat;
Cozmic Ana, curieră;
Guţu Carolina, paşaportistă.